10 aspectos que tener en cuenta para elegir la localización de un evento

Localización del evento

Al organizar un evento es necesario considerar cuestiones muy diversas y tomar muchas decisiones. Una de las principales es la selección del lugar donde se va a celebrar dicho evento. Muchos otros aspectos están supeditados a esta elección. Por ello, es importante acertar con la localización si queremos garantizar el éxito del evento.

Una vez que se dispone del presupuesto, el tamaño estimado del evento y los requisitos de espacio, ya se está preparado para buscar una localización adecuada. Es importante reservar el lugar con meses de antelación con el fin de tener el tiempo suficiente para planificar el resto de los temas relacionados con el evento.

Aspectos que se han de tener en cuenta a la hora de buscar un espacio para el evento:

1. Ubicación

Para un evento local, es posible que busques un lugar a una distancia razonable de la mayoría de los hogares o lugares de trabajo de los asistentes. Si muchos asistentes van a viajar desde fuera de la ciudad, quizás sea mejor un espacio cerca del aeropuerto o de sus hoteles. ¿Te gustaría reducir la posibilidad de que tus asistentes lleguen tarde? Ofréceles una aplicación para el móvil con mapas, indicaciones para llegar en automóvil y la información de aparcamiento y traslado al alcance de la mano.

2. Estacionamiento

Este es uno de los puntos clave que hay que prever: la facilidad para aparcar lo más cerca posible del lugar donde va a celebrarse el evento. Si no hay estacionamiento disponible, una alternativa puede ser ofrecer a los asistentes lanzaderas en forma de minibús o autocar que los recojan en diferentes puntos y los lleven al evento.

3. Capacidad

Es imprescindible conocer la capacidad y el aforo del lugar, sobre todo por temas relacionados con la seguridad. La capacidad nos dará también la información necesaria a la hora de contratar servicios de otros proveedores como el catering.

4. Servicios

¿El lugar tiene una cocina y puede proporcionar catering para el evento? Si es así, a menudo el espacio solo cobrará el coste de los alimentos para cada asistente. Aquellos lugares sin instalaciones de cocina pueden colaborar con uno o varios proveedores de catering, entre los que se podrá elegir el tipo de menú más apropiado para el evento.
También es importante saber con antelación si el espacio cuenta con mobiliario adecuado como sillas y mesas de apoyo, así como con suficientes baños, equipo de limpieza y todos aquellos elementos necesarios para el correcto desarrollo del evento.

5. Diseño

Es necesario contar con un plano del espacio para poder diseñar diferentes aspectos relacionados con el evento: flujo de tráfico de los asistentes, zonas de acreditaciones, lugar donde se van a realizar los discursos, espacios para desarrollar diferentes actividades, etc.

6. Ambiente

Hay que prestar especial atención a la decoración del lugar. ¿Qué transmite el interior del edificio? Si se organiza una gala, probablemente necesites adaptar el interiorismo y personalizar el espacio de forma diferente a si se realiza un evento corporativo o una exposición, por ejemplo.

7. Accesibilidad

La accesibilidad implica facilitar que todos los asistentes, especialmente aquellos con necesidades especiales, puedan acceder al evento. Para ello, es necesario saber primero quiénes son los asistentes y cuáles son sus necesidades. Si van a asistir invitados con algún tipo de discapacidad, hay que prever la forma en que accederán al evento y a las actividades y experiencias que se vayan a desarrollar.

8. Seguridad

Es imprescindible comprobar y exigir que el espacio o local cumpla con la normativa de seguridad vigente y disponga de todos los seguros necesarios y en regla, tales como responsabilidad civil, incendio, robo, etc.

9. Acústica

¿Alguna vez has asistido a un evento en un lugar tan ruidoso que era difícil escuchar a los demás y eso te causó una afonía en una sola noche? Esto se debe a la mala acústica. Un techo bajo hará que el lugar parezca acogedor, pero será más ruidoso si está lleno. Por el contrario, un lugar de estilo almacén o loft grande dará como resultado ecos y una reverberación molesta. El secreto radica en encontrar el equilibrio y comprobar previamente la acústica del local seleccionado.

10. Coste y flexibilidad

Ser flexible con la fecha del evento puede ser una excelente forma de negociar con los espacios o localizaciones. Al proporcionar dos o tres opciones de fecha, es más probable a veces obtener mejores precios.
Como se puede ver, hay aspectos importantes que considerar al elegir el lugar del evento. Sin embargo, teniendo en cuenta lo anterior al realizar la prospección, será más fácil encontrar el lugar perfecto.

Fuente: Macguffin

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