La importancia de la logística en un evento

La logística es una técnica fundamental en un evento. Consiste en reunir los medios necesarios (desde tareas de planificación hasta la gestión de recursos) para llevar a cabo un proceso complejo como puede ser la organización de un acto de estas características.

El objetivo de la logística y la producción en un evento es controlar con eficiencia todos los componentes, de manera que se cumplan los objetivos principales y se cubran las necesidades. Es una pieza imprescindible a la hora de planificar un evento si se desea satisfacer a los asistentes a él. Como en cualquier proceso organizacional, la logística de un evento debe seguir las siguientes etapas:

Definir el evento

El primer paso consiste en definir qué tipo de evento queremos organizar: congreso, rueda de prensa, showroom, feria, lanzamiento de producto o marca, etc. Cuál es la fecha elegida para su celebración, en qué lugar o espacio tendrá lugar, cuál es el perfil de los asistentes, si va a haber invitados vip, presentadores o conferenciantes y, lo más importante, de qué presupuesto disponemos y con qué patrocinadores vamos a contar.

Marcar los objetivos

Es muy importante que los objetivos del evento sean medibles cualitativa y cuantitativamente. En esta fase también resulta clave definir los equipos de trabajo con sus funciones y coordinadores.

La planificación y producción

La logística previa al evento es la parte más importante. De esa fase depende todo el desarrollo y las etapas posteriores. Hay que organizar el personal, definir y elegir a los proveedores y mantener una comunicación fluida entre todas las partes. Es importante saber que la logística no solo implica la iluminación, la música y todos estos elementos; también abarca la dinámica del evento: las actividades de los organizadores y los servicios contratados como catering, camareros, invitaciones, recepción o acreditaciones, entre otros elementos.

Es esencial asimismo trazar un plan logístico que incluya los sistemas de transporte, de señalización y de seguridad.

El diseño del material gráfico y publicitario

Es importante llevar a cabo con la suficiente antelación todo el diseño del material de fotografía, publicidad, marketing y escenografía que se va a utilizar. Tener al día las bases de datos para el envío de invitaciones es otra de las tareas de las que hay que ocuparse en las semanas previas al evento.

El montaje

Esta fase incluye el montaje y la disposición de los equipos, los materiales, la tecnología, la decoración, el audio, el vídeo, etc. que se utilizarán, así como del grupo de personas que estarán trabajando durante el evento.

La ejecución

El día del evento todo tiene que ir según lo previsto: las actividades se han de realizar de acuerdo con la fecha y el horario establecidos. Aquí la logística no puede bajar la guardia, ya que es necesario que todo el mundo esté alerta ante cualquier imprevisto y que se pueda solucionar de forma rápida cualquier problema que pueda surgir. La ejecución del evento en sí incluye a los participantes y el público presentes, que viven y comparten las distintas actividades planificadas.

La finalización del evento

El cierre del evento puede acabar también de forma creativa e innovadora, incluso con un efecto wow, como broche final a una buena planificación y logística.

El desmontaje

Se procede a desmontar todo el equipo, retirando los materiales y los elementos utilizados durante el evento. Debe haber un adecuado desalojo para evitar daños o accidentes. Es imprescindible hacer una revisión final previa a la entrega y devolución del equipo y de las instalaciones en las mismas condiciones en las que fueron recibidas.

La fase postevento

Una vez finalizado el evento y en los días posteriores, es necesario evaluar los resultados, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, y medir también la rentabilidad.

Esta etapa incluye la preparación de informes, la evaluación, las memorias del evento, los cuestionarios para los participantes e invitados, los pagos a proveedores y el envío de agradecimientos al personal y a los asistentes.

Todas estas fases forman parte de una logística óptima en la organización de un evento y contribuirán a que este se desarrolle según lo previsto y sea todo un éxito.

Fuente: Macguffin

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